Dans les grandes organisations, l'adoption généralisée du courrier électronique a généré des alternatives aux modes traditionnels d'impression et de distribution des documents. Ces solutions alternatives, de type "distribution et impression", se caractérisent par l'envoi de documents aux destinataires par courrier électronique, à des fins de production locale. Dès lors, à moins que les solutions d'impression décentralisées et centraliséees ne soient utilisées pour imprimer plus efficacement et à moindre coût, l'utilisation d'imprimantes personnelles pour des tels travaux d'impression fait exploser le coût de la production.
A juste titre, les gestionnaires de grandes organisations opteront pour les modalités d’impression et de distribution des documents qu’ils considèrent comme les plus efficaces pour eux-mêmes – en veillant à réduire leurs propres efforts et à maximaliser leur productivité personnelle. Dans certaines situations, ils continuent d’ignorer les alternatives plus rationnelles, qui sont les plus efficaces pour eux et les plus rentables pour leurs employeurs.
Cet article envisage les avantages et les inconvénients de certaines solutions alternatives d’impression. Aucune de ces solutions ne sera la panacée pour tous les acteurs dans une organisation donnée. Il conviendra dès lors que la solution dégagée fasse la part entre les différentes alternatives, en proposant un choix aux personnes concernées et en leur permettant d’appréhender le processus susceptible d’exprimer au mieux leurs idées sur papier et de les faire partager aux destinataires choisis. En mettant en oeuvre une analyse de la productivité des documents – Office Consulting by Office Partner est en mesure d’évaluer le déploiement le plus efficace des ressources d’impression et de copie afin d’adapter les appareils disponibles et de répondre ainsi aux besoins des utilisateurs et de l’organisation.
A la main
L’expression "A la main" est utilisée pour décrire les situations "d’impression et de distribution" nécessitant un grand nombre de déplacements physiques. Dans pareils cas, l’utilisateur imprimera le document original sur une imprimante personnelle, probablement connectée directement sur son PC. La plupart des imprimantes personnelles ne disposent pas du débit autorisant la production de volumes d’impression à des fins de distribution, de telle sorte que l’utilisateur emportera son document original vers un copieur tout proche et copiera le nombre souhaité d’exemplaires, lesquels seront ensuite distribués par le courrier interne ou envoyés sous pli postal.
Cette procédure peut prendre beaucoup de temps et augmenter les coûts.
- L’impression sur des imprimantes personnelles peut s’avérer onéreuse
- Des collaborateurs précieux perdent un temps tout aussi précieux à manipuler leurs documents papier
- La distribution de documents papier par courrier (interne ou postal) s’avère onéreuse.
Une variante de ce processus consiste en l’envoi et en la distribution, par certains utilisateurs, de leur document original par fax ; cette variante induit des coûts de télécommunication, mais transfère le coût de production au destinataire.
Distribution et Impression
L’avènement d’Internet est une véritable révolution ! Mais pas pour tout le monde ... Il est indéniable que la mise en réseau et la connectivité ont grandement facilité la distribution électronique des documents et, de nos jours, les grandes organisations utilisent le courrier électronique pour les communications internes et externes. Les documents peuvent être rapidement partagés avec pratiquement n’importe quel interlocuteur.
A l’instar de la distribution par fax, le coût de production est supporté par le destinataire, en faisant cependant l’économie des coûts de télécommunication directs. Les destinataires imprimeront les documents entrants pour les classer, pour en faciliter la lecture ou pour passer utilement le temps sur le chemin du travail avec les transports en commun.
Il convient de ne pas perdre de vue que si vous transférez les coûts de production aux destinataires, ils vous les feront supporter à leur tour. L’impression du courrier et des documents entrants peut représenter un poste essentiel des coûts de production, notamment si cette impression s’effectue sur des imprimantes personnelles – dont les coûts peuvent être 2 à 5 fois supérieurs aux coûts des systèmes plus performants.
Impression de départementale et impression décentralisé
Lorsque les appareils reliés au réseau sont situés dans des salles de courrier distantes, une variante intéressante du système de distribution et d’impression a été mise en oeuvre. Elle permet aux utilisateurs du réseau d’envoyer leurs documents à distribuer directement vers la salle de courrier et de les y imprimer sur les appareils les plus productifs en termes de débit, de volume et de capacité papier et dont le coût à la page est le plus faible. Ce système peut être assorti d’inconvénients, en cas notamment de distribution de documents confidentiels – qui nécessiterait le déverrouillage du document préalablement à son impression. Il pourrait également s’avérer nécessaire de conseiller aux destinataires d’aller chercher leurs documents ou de recourir au courrier interne.
D'autre part, l’impression centralisé dans des salles d’impression ou de courrier départementales est une solution efficace, grâce aux débits de production huit fois supérieurs à la vitesse d’une imprimante personnelle, à des options de finition de haut niveau et à un coût par page réduit. Les utilisateurs gardent la maîtrise sur les travaux d’impression et apprécient la rapidité de fonctionnement.
Impression centralisée
La solution de l’impression centralisé peut être améliorée en déplaçant l’imprimante du département ou de la salle de courrier vers le Centre de Reprographie (CRD). L’accent passe de ce fait de la distribution à l’impression. Cela signifie que les documents sont produits sur des appareils 15 fois plus rapides qu’une imprimante personnelle.
Cette solution est assortie de plusieurs avantages, dont les suivants :
- Les investissements dans la mise à niveau des fonctionnalités et des équipements centralisés accélèrent le rendement des investissements
- Les capacités d’impression centralisées et les compétences disponibles sont maximalisées
- L’impression s’effectue sur les appareils de l’organisation dont le coût par page est le plus faible
- Les utilisateurs disposent d’un éventail de choix accru en termes de finition des documents.
Les utilisateurs créent leurs documents sur leurs propres ordinateurs locaux et confient leur production à un système d’impression centralisé. Un job d’impression sera en principe accompagné d’un bordereau électronique précisant les instructions de préparation des documents, ainsi que les exigences de production, de finition et de distribution. Le CRD dispose d’opérateurs spécialisés qui sont en mesure de préparer les documents, de sélectionner l’appareil le mieux adapté – pour l’impression en couleur ou en noir & blanc, pour les papiers spéciaux, ainsi que pour les exigences de finition sophistiquées – et de les distribuer.
Même si la production est rapide, certains utilisateurs pourraient estimer que le processus de placement de leurs travaux dans la file d’attente retarde de manière inacceptable la production de leurs documents. D’autres décideront de produire des avant-projets sur un système local, avant de faire parvenir le document achevé au CRD et de le charger de produire, d’une manière professionnelle, le nombre souhaité de documents parachevés.
L'analyse Office Consulting by Office Partner
Le processus de création et de distribution des documents de chaque organisation est unique en son genre. La principale similitude est l’existence de possibilités d’amélioration de l’efficacité, conjuguées à la réalisation d’économies de l’ordre de 25% maximum sur les coûts de production dans de nombreuses organisations. L’élément essentiel de cette approche consiste à déployer les appareils les mieux adaptés, d’une manière susceptible d’optimaliser la disponibilité pour les utilisateurs et les volumes pour l’appareil sélectionné. Office Partner propose à ses clients une consultation étayée par une analyse Office Consulting, destinée à esquisser l’emplacement des appareils, ainsi que les possibilités de réductions durables des coûts de production.
Conclusion
Des différentes possibilités d’impression, l’alternative de type "à la main" est devenue – et de loin – la moins efficace, au regard des appareils multifonction, des copieurs /imprimantes et des imprimantes numériques susceptibles d’être connectés au réseau de l’organisation. Les variantes des scénarii de "distribution et d’impression" améliorent sensiblement l’efficacité et les possibilités de production sur les appareils les moins onéreux. Les besoins et les préférences des utilisateurs, ainsi que le flux de documents dans les processus d’exploitation, détermineront la variante la plus appropriée. La meilleure manière de la déterminer est de procéder à une analyse Office Consulting, laquelle permettra également d’esquisser les possibles gains en termes de coûts de production.
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