Une communication claire avec la visioconférence !
Créez votre visioconférence !
Créez votre visioconférence en WebMeeting ou Webinaire.
Le WebMeeting ou visioconférence est une réunion à distance, destinée à un échange. Les participants y jouent un rôle actif.
Le Webinaire est un séminaire en ligne. Les interactions sont limitées et c’est principalement l’animateur du Webinaire qui parle.
Pour mettre en place votre réunion ou votre séminaire sur l’application 3CX, rendez-vous dans « Conférence ». Vous pourrez y planifier une conférence audio ou vidéo. Définissez le sujet et une note (optionnel). Dans le menu déroulant “Sélectionner un e-mail / calendrier à ajouter” : vous pouvez choisir parmi “Google”, “Microsoft 365”, “Outlook en ligne”, “Outlook pour bureau (.ics)” ou encore e-mail (Legacy, No RSVP).
Vous pouvez également choisir dans l’application 3CX le profil qui vous intéresse. Lors de la programmation de votre conférence, allez dans « Paramètres » en bas à gauche puis choisissez entre "Profil WebMeeting" ou "Profil Webinaire". Selon le profil choisi vous pouvez modifier les options de réunion :
- Autoriser le contrôle de la session par le participant
- Que tous les utilisateurs soient organisateurs (donc aient la possibilité d’avoir toutes les commandes)
- Que l’organisateur se connecte en premier à la réunion
- Cacher les noms des participants
Vous pouvez définir les droits des participants : audio, vidéo et chat (activé / désactivé pour la session). Déterminez également l’emplacement de la réunion et la qualité de la bande passante.
Vous pouvez ensuite décider si vous souhaitez démarrer la réunion immédiatement ou la programmer : cliquez sur « Démarrer maintenant » ou « Planifier ».
De nombreuses options !
Bénéficiez de nombreuses fonctions pour votre visioconférence et faites de vos réunions un moment de partage et de travail productif !
* note: Tous les documents PDF et enregistrements partagés sont conservés sur les serveurs 3CX sécurisés pendant sept jours après la fin de la réunion, puis sont supprimés.
- « Organisateur » - Possède le contrôle total de la visioconférence et peut utiliser toutes les fonctionnalités disponibles, comme la fonction de contrôle à distance, activer ou désactiver la caméra, le micro ou l’accès au chat d’un utilisateur. Les organisateurs peuvent aussi accepter, rejeter ou exclure un utilisateur de la réunion.
Note : Le rôle du créateur de la réunion est marqué avec une icône bouclier et ne peut pas être modéré par les organisateurs. - « Présentateur » - Il peut partager son écran, répondre aux demandes de contrôle à distance, faire un sondage ainsi que partager des fichiers et documents PDF.
- « Participant » - Peut uniquement demander une assistance via le contrôle à distance.
- « Contrôle à distance » - C’est un moyen de proposer au client ou à l’utilisateur concerné un service de qualité et de résoudre les problèmes rapidement avec efficacité.
- « Exclure » - Permet d’exclure immédiatement un utilisateur de la réunion. Les utilisateurs exclus peuvent rejoindre à nouveau la réunion, car « Exclure » n’est pas la même chose que « Bannir » un utilisateur.
Réactions
Tous les participants à la réunion ont la possibilité d’appuyer sur « Réagir » et utiliser une réaction qui apparaitra dans le « Chat de la réunion »
Capture d’écran
Chaque participant a la possibilité de faire une capture d’écran à l'aide du bouton « Image instantanée » en bas à gauche de l’écran. La capture est enregistrée directement sur l’ordinateur du participant.
Les organisateurs ont la possibilité de cliquer sur le nom d’un participant et sélectionner « Contrôle à distance ». Lorsque le participant accepte, il doit soit télécharger l’application de contrôle à distance, soit « Ouvrir 3CXWMRemoteControl ».
Note : Pour partager un presse-papier bidirectionnel pendant la session de contrôle à distance, c'est-à-dire la possibilité de copier un contenu depuis le PC A vers le PC B, le “Client de contrôle à distance 3CX” doit être installé sur les PC de l’organisateur et du participant.
Comment faire un sondage :
- Cliquez sur « Commencer un nouveau sondage »
- Une page « Répertoire de sondages » s’ouvre, cliquez sur « Nouveau », créez votre sondage puis cliquez sur « Sauvegarder »
-
Retrouvez votre sondage dans le répertoire de sondage et cliquez sur « Envoyer »
- Le sondage est alors partagé sur l’écran des utilisateurs. Vous pouvez y voir depuis combien de temps est ouvert le sondage, rendre anonyme les réponses, partager les résultats etc…
- Cliquez sur « Fermer le sondage » pour clore le sondage. Vous pouvez alors si vous le souhaitez « Créer un rapport de sondage ». Si vous appuyez sur l’option « Partager les résultats », les utilisateurs pourront télécharger le rapport. Si vous ne cochez pas le rapport, seul vous avez accès à ce rapport.
- Lorsque vous souhaitez retourner à votre réunion, cliquez sur « Arrêter le partage »
Paramétrée par votre administrateur, votre URL Click2Meet est envoyée dans votre e-mail de bienvenue 3CX. Il peut être personnalisé pour être partagé facilement ou inclut dans votre signature d’e-mail ou sur votre site web.
Important : 3CX vous recommande d’utiliser votre URL personnelle Click2Meet URL dans des “salles privées”.
Si votre administrateur IPBX a activé l’option « Notifiez-Moi », lorsqu’un utilisateur souhaite rejoindre une réunion via l’URL Click2Meet :
- Le navigateur web s’ouvre pour l’utilisateur et l’interface du WebMeeting 3CX apparait
- Une demande de réunion en ligne vous est envoyée par e-mail ainsi qu’un message instantané.
- Cliquez sur le lien fourni dans le message pour rejoindre la réunion, ou ignorez la demande.
Note : Aucune personne ne peut se connecter à une réunion de files d’attente une fois qu’un agent a rejoint cette dernière. Exception faite s’ils sont invités depuis la réunion. Un rapport est envoyé par e-mail à l’agent une fois la réunion terminée.
Votre administrateur système peut paramétrer deux types de salles de réunion : Privé ou partagé.
Les réunions privées sont faites pour des petits comités ou pour des réunions professionnelles restreintes. Il existe deux méthodes pour ces réunions privées :
- Proposez à quelqu’un de rejoindre la salle de réunion virtuelle privée via un lien « Click2Meet ». Les personnes que vous enregistrez pour la réunion reçoivent un lien personnel par e-mail ou message instantané.
- Créez des salles de file d’attente privé. Par e-mail ou message instantané, vos agents reçoivent un lien qui leur permet de rejoindre la salle. Quand un agent se connecte à la salle, les autres ne peuvent pas la rejoindre.
Les réunions partagées sont faites pour un grand nombre de participants. Les utilisateurs peuvent rejoindre la réunion en cliquant sur le lien « Click2Meet » donné par l'initiateur de la réunion.
- Si l’administrateur de votre IPBX active l’option “Nécessite que vous vous connectiez à la réunion en premier”, les participants ne pourront se connecter que si l’organisateur est déjà dans la réunion.
- Si l’administrateur de votre IPBX active l’option “ Approuver les participants”, les participants doivent être approuvés par l’organisateur pour pouvoir rentrer dans la réunion. Cea vous permet de vérifier chaque participant à la réunion.
Note : Si l’organisateur exclut un participant, ce dernier ne pourra revenir si l’option “Approuver les participants” est activée.
Si vous souhaitez configurer les paramètres des fonctions de votre réunion, cliquez sur l’icône “Paramètres” sur la barre d’outils de droite.
Les options “Multimédia” incluent :
- Source d’entrée vidéo - sélection de la webcam à utiliser
- Source d’entrée audio - sélection du microphone à utiliser
- Source de sortie audio - sélection du haut-parleur à utiliser
- Qualité de la réunion
- Test de l’appareil - cliquez sur le bouton “test” pour faire un test de l’appareil.
- Résolution Full HD en mode qualité (usage CPU élevé)
- Contrôle automatique du volume - augmente ou diminue votre entrée et sortie micro automatiquement
- Annulation d’écho - supprime l’écho causé par le microphone captant le son des haut-parleurs
- Suppression de bruit - filtre des bruits très spécifiques comme la frappe du clavier
Les options “Réseau” incluent :
- Infos techniques, option d’ignorer les avertissements réseau, statistiques avancées et graphiques pour dépannage des problèmes de connectivité
Les options “Info” incluent :
- Plus d’informations sur la réunion en cours et la version du logiciel
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