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La visioconférence by 3CX

Une communication claire avec la visioconférence !

3CX est la solution de téléphonie par internet. De nombreuses fonctionnalités telles que la visioconférence, la messagerie instantanée, l'application mobile, l'intégration de votre CRM… pour un coût réduit ! Découvrez la visioconférence par 3CX dans tous ses aspects. OfficePartner vous présente l'intégralité des possibilités qu'offre la visioconférence par 3CX, faites en un atout de taille pour votre entreprise !

Visioconférence

Créez votre visioconférence !

Créez votre visioconférence en WebMeeting ou Webinaire.



Le WebMeeting ou visioconférence est une réunion à distance, destinée à un échange. Les participants y jouent un rôle actif.
Le Webinaire est un séminaire en ligne. Les interactions sont limitées et c’est principalement l’animateur du Webinaire qui parle.


Pour mettre en place votre réunion ou votre séminaire sur l’application 3CX, rendez-vous dans « Conférence ». Vous pourrez y planifier une conférence audio ou vidéo. Définissez le sujet et une note (optionnel). Dans le menu déroulant “Sélectionner un e-mail / calendrier à ajouter” : vous pouvez choisir parmi “Google”, “Microsoft 365”, “Outlook en ligne”, “Outlook pour bureau (.ics)” ou encore e-mail (Legacy, No RSVP).

WebMeeting
Programmation de votre conférence


Vous pouvez également choisir dans l’application 3CX le profil qui vous intéresse. Lors de la programmation de votre conférence, allez dans « Paramètres » en bas à gauche puis choisissez entre "Profil WebMeeting" ou "Profil Webinaire". Selon le profil choisi vous pouvez modifier les options de réunion :

  • Autoriser le contrôle de la session par le participant
  • Que tous les utilisateurs soient organisateurs (donc aient la possibilité d’avoir toutes les commandes)
  • Que l’organisateur se connecte en premier à la réunion
  • Cacher les noms des participants

Vous pouvez définir les droits des participants : audio, vidéo et chat (activé / désactivé pour la session). Déterminez également l’emplacement de la réunion et la qualité de la bande passante.
Vous pouvez ensuite décider si vous souhaitez démarrer la réunion immédiatement ou la programmer : cliquez sur « Démarrer maintenant » ou « Planifier ».


De nombreuses options !

Bénéficiez de nombreuses fonctions pour votre visioconférence et faites de vos réunions un moment de partage et de travail productif !

Barre d'action 3CX


Caméra
« Activer/désactiver caméra » - Cliquez pour activer ou désactiver votre caméra.
Micro
« Activer/désactiver audio » - Cliquez pour activer ou désactiver le micro.
Enregistrement vidéo
« Enregistrement » – Enregistrer vos réunions afin de les revisionner ! Vous devez choisir le format d’enregistrement puis sélectionnez « Commencer ». Un lien de téléchargement de la vidéo vous sera envoyé par e-mail à la fin de la conférence.
Partage d'écran
« Partage d’écran » – Utilisez cette option afin de montrer aux autres participants le contenu de votre écran ! Cela facilite grandement la compréhension et l’échange autour du sujet !
Partage de documents
« Partage de documents » – Partagez des documents avec les participants d’un simple clic ! Ajoutez votre document et ouvrez-le afin que chaque participant puisse le voir sur son écran*. Vous pourrez tous interagir sur le document grâce aux outils disponibles : Pointeur, Stylo, Gomme et Texte.
Tableau blanc
« Tableau blanc » - Réfléchissez autour d’un tableau blanc interactif, permettant une collaboration facile entre l’ensemble des intervenants ! Chaque participant peut utiliser la barre d’outils pour ajouter un élément au tableau partagé.
Sondages
« Sondages » - Créez des sondages sur divers sujets lors de vos réunions et faites en sorte de faire intervenir vos participants.


* note: Tous les documents PDF et enregistrements partagés sont conservés sur les serveurs 3CX sécurisés pendant sept jours après la fin de la réunion, puis sont supprimés.

L’organisateur possède les droits pour donner des permissions aux participants en fonction d’un rôle :
  • « Organisateur » - Possède le contrôle total de la visioconférence et peut utiliser toutes les fonctionnalités disponibles, comme la fonction de contrôle à distance, activer ou désactiver la caméra, le micro ou l’accès au chat d’un utilisateur. Les organisateurs peuvent aussi accepter, rejeter ou exclure un utilisateur de la réunion.
    Note : Le rôle du créateur de la réunion est marqué avec une icône bouclier et ne peut pas être modéré par les organisateurs.
  • « Présentateur » - Il peut partager son écran, répondre aux demandes de contrôle à distance, faire un sondage ainsi que partager des fichiers et documents PDF.
  • « Participant » - Peut uniquement demander une assistance via le contrôle à distance.
  • « Contrôle à distance » - C’est un moyen de proposer au client ou à l’utilisateur concerné un service de qualité et de résoudre les problèmes rapidement avec efficacité.
  • « Exclure » - Permet d’exclure immédiatement un utilisateur de la réunion. Les utilisateurs exclus peuvent rejoindre à nouveau la réunion, car « Exclure » n’est pas la même chose que « Bannir » un utilisateur.
Modération et contrôle des participants
Réactions des participants

Réactions

Tous les participants à la réunion ont la possibilité d’appuyer sur « Réagir » et utiliser une réaction qui apparaitra dans le « Chat de la réunion »


Capture d’écran

Chaque participant a la possibilité de faire une capture d’écran à l'aide du bouton « Image instantanée » en bas à gauche de l’écran. La capture est enregistrée directement sur l’ordinateur du participant.


Les organisateurs et présentateurs ont la possibilité de partager des fichiers dans le chat. Cliquez sur le bouton « Uploader un fichier » et sélectionner le fichier à partager afin qu'il soit disponible pour tous dans le chat. Vous pouvez également faire un glissé/déposé de votre fichier vers le chat, il sera ainsi disponible automatiquement.
Les participants voient les fichiers partagés dans le chat, peuvent cliquer sur ces fichiers pour les ouvrir et les sauvegarder sur leur PC. Ils s’affichent en bleu pour ceux qui les partagent et en blanc pour les autres participants. Ces fichiers sont sur les serveurs sécurisés 3CX le temps de la réunion et sont supprimés lorsque celle-ci se termine.

Cette fonction nécessite l'installation du "Client 3CX de contrôle à distance" sur le PC à contrôler à distance. Vous serez invité à le télécharger et à l'installer s’il n'est pas installé sur votre PC. Dans l'idéal, il doit être installé sur l'appareil de l'intervenant et du participant.

Les organisateurs ont la possibilité de cliquer sur le nom d’un participant et sélectionner « Contrôle à distance ». Lorsque le participant accepte, il doit soit télécharger l’application de contrôle à distance, soit « Ouvrir 3CXWMRemoteControl ».
L’organisateur choisit l’écran qu’il souhaite contrôler sur l'ordinateur du participant. S’il souhaite en contrôler un autre, il lui suffit de cliquer sur l’icône bleue « Contrôle à distance » qui affiche une fenêtre lui proposant de contrôler un autre écran ou de terminer la session à distance.

Note : Pour partager un presse-papier bidirectionnel pendant la session de contrôle à distance, c'est-à-dire la possibilité de copier un contenu depuis le PC A vers le PC B, le “Client de contrôle à distance 3CX” doit être installé sur les PC de l’organisateur et du participant.

L’organisateur de la réunion peut créer un sondage s’il le souhaite. Ce sondage vous permet de prendre les avis de vos participants, de faire un questionnaire de satisfaction ou autre !

Comment faire un sondage :

  • Cliquez sur « Commencer un nouveau sondage »
  • Une page « Répertoire de sondages » s’ouvre, cliquez sur « Nouveau », créez votre sondage puis cliquez sur « Sauvegarder »
  • Retrouvez votre sondage dans le répertoire de sondage et cliquez sur « Envoyer »

  • Le sondage est alors partagé sur l’écran des utilisateurs. Vous pouvez y voir depuis combien de temps est ouvert le sondage, rendre anonyme les réponses, partager les résultats etc…
  • Cliquez sur « Fermer le sondage » pour clore le sondage. Vous pouvez alors si vous le souhaitez « Créer un rapport de sondage ». Si vous appuyez sur l’option « Partager les résultats », les utilisateurs pourront télécharger le rapport. Si vous ne cochez pas le rapport, seul vous avez accès à ce rapport.
  • Lorsque vous souhaitez retourner à votre réunion, cliquez sur « Arrêter le partage »
Répertoire de sondages
Sondages


Paramétrée par votre administrateur, votre URL Click2Meet est envoyée dans votre e-mail de bienvenue 3CX. Il peut être personnalisé pour être partagé facilement ou inclut dans votre signature d’e-mail ou sur votre site web.
Important : 3CX vous recommande d’utiliser votre URL personnelle Click2Meet URL dans des “salles privées”.


Si votre administrateur IPBX a activé l’option « Notifiez-Moi », lorsqu’un utilisateur souhaite rejoindre une réunion via l’URL Click2Meet :

  • Le navigateur web s’ouvre pour l’utilisateur et l’interface du WebMeeting 3CX apparait
  • Une demande de réunion en ligne vous est envoyée par e-mail ainsi qu’un message instantané.
  • Cliquez sur le lien fourni dans le message pour rejoindre la réunion, ou ignorez la demande.

Note : Aucune personne ne peut se connecter à une réunion de files d’attente une fois qu’un agent a rejoint cette dernière. Exception faite s’ils sont invités depuis la réunion. Un rapport est envoyé par e-mail à l’agent une fois la réunion terminée.


Votre administrateur système peut paramétrer deux types de salles de réunion : Privé ou partagé.

Les réunions privées sont faites pour des petits comités ou pour des réunions professionnelles restreintes. Il existe deux méthodes pour ces réunions privées :

  • Proposez à quelqu’un de rejoindre la salle de réunion virtuelle privée via un lien « Click2Meet ». Les personnes que vous enregistrez pour la réunion reçoivent un lien personnel par e-mail ou message instantané.
  • Créez des salles de file d’attente privé. Par e-mail ou message instantané, vos agents reçoivent un lien qui leur permet de rejoindre la salle. Quand un agent se connecte à la salle, les autres ne peuvent pas la rejoindre.

Les réunions partagées sont faites pour un grand nombre de participants. Les utilisateurs peuvent rejoindre la réunion en cliquant sur le lien « Click2Meet » donné par l'initiateur de la réunion.

  • Si l’administrateur de votre IPBX active l’option “Nécessite que vous vous connectiez à la réunion en premier”, les participants ne pourront se connecter que si l’organisateur est déjà dans la réunion.
  • Si l’administrateur de votre IPBX active l’option “ Approuver les participants”, les participants doivent être approuvés par l’organisateur pour pouvoir rentrer dans la réunion. Cea vous permet de vérifier chaque participant à la réunion.

Note : Si l’organisateur exclut un participant, ce dernier ne pourra revenir si l’option “Approuver les participants” est activée.


Si vous souhaitez configurer les paramètres des fonctions de votre réunion, cliquez sur l’icône “Paramètres” sur la barre d’outils de droite.

Les options “Multimédia” incluent :

  • Source d’entrée vidéo - sélection de la webcam à utiliser
  • Source d’entrée audio - sélection du microphone à utiliser
  • Source de sortie audio - sélection du haut-parleur à utiliser
  • Qualité de la réunion
  • Test de l’appareil - cliquez sur le bouton “test” pour faire un test de l’appareil.
Paramètres avancés
Paramètres avancés

  • Résolution Full HD en mode qualité (usage CPU élevé)
  • Contrôle automatique du volume - augmente ou diminue votre entrée et sortie micro automatiquement
  • Annulation d’écho - supprime l’écho causé par le microphone captant le son des haut-parleurs
  • Suppression de bruit - filtre des bruits très spécifiques comme la frappe du clavier
Paramètres avancés

Les options “Réseau” incluent :

  • Infos techniques, option d’ignorer les avertissements réseau, statistiques avancées et graphiques pour dépannage des problèmes de connectivité
Paramètres avancés

Les options “Info” incluent :

  • Plus d’informations sur la réunion en cours et la version du logiciel

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