Charte de confidentialité – OfficePartner France

1. Introduction

Lorsque vous utilisez notre site internet OfficePartner.fr, OfficePartner France est amené à traiter des données personnelles. Nous traitons vos données personnelles de manière légitime et responsable, conformément aux lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi Informatique et Libertés.

Dans la présente Charte de confidentialité, nous décrivons qui nous sommes, comment et à quelles fins nous traitons vos données personnelles, comment vous pouvez exercer vos droits, ainsi que toute autre information utile vous concernant.

Nous nous efforçons de fournir ces informations dans un format clair et lisible. Si vous avez des questions après avoir lu la présente Charte, vous pouvez nous contacter au moyen des coordonnées figurant en bas de ce document.

Pour plus d'informations sur la façon dont nous utilisons les cookies et les technologies similaires, veuillez consulter la section « Cookies » de nos Conditions Générales de Vente et d'Utilisation. La gestion de votre consentement aux cookies s'effectue via notre module dédié (Axeptio), accessible à tout moment depuis le site.

Nous développons et améliorons continuellement notre site. Si ces évolutions entraînent des modifications dans la façon dont nous traitons les données personnelles, elles seront reflétées dans la présente Charte. Nous vous recommandons de la consulter régulièrement. La date de dernière modification figure en bas de ce document.

2. Qui sommes-nous ?

OfficePartner France, Société par Actions Simplifiée à associé unique au capital de 710 000,00 euros, dont le siège social est situé au 2 avenue Konrad Adenauer, 68390 Sausheim, immatriculée au RCS de Mulhouse sous le numéro 430 155 952, est le responsable du traitement des données pour le site OfficePartner.fr.

3. Quelles données personnelles recueillons-nous à votre sujet ?

Nous recueillons les catégories de données suivantes :

• les données que vous fournissez lors de la création de votre compte ou de l'utilisation de notre site (nom, prénom, coordonnées, identifiants de connexion) ;
• les données fournies lorsque vous achetez un produit ou un service (adresse de livraison et de facturation, données de commande ; les données de paiement sont traitées directement par nos prestataires de paiement) ;
• votre comportement de navigation sur notre site (données de connexion, données techniques, cookies) ;
• les données que vous fournissez dans le cadre de la correspondance, des commentaires, du support (questions/réponses) et du règlement des différends.

4. À quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

• l'exécution et le suivi administratif du contrat (gestion des commandes, livraisons, facturation, service après-vente) ;
• la gestion de la relation commerciale et, le cas échéant, l'envoi d'offres et d'informations sur nos activités ;
• l'amélioration de la qualité de nos services, processus et systèmes ;
• le respect de nos obligations légales (fiscales, comptables) ;
• la prévention de la fraude et la sécurité de notre site ;
• la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

5. Sur quelle base juridique fondons-nous le traitement de vos données personnelles ?

Conformément au RGPD, chaque traitement repose sur une base juridique :

L'exécution d'un contrat avec vous Nous utilisons vos données pour exécuter notre contrat de vente ou de service. Sans ces données, nous ne pourrions pas remplir nos obligations.

Le respect d'une obligation légale Nous sommes tenus de traiter et de conserver certaines données afin de respecter nos obligations fiscales, comptables et réglementaires.

Nos intérêts légitimes Nous traitons vos données pour les intérêts légitimes suivants :

• entretenir une relation durable avec nos clients et leur proposer des produits et services adaptés (prospection commerciale auprès de nos clients existants) ;
• détecter les fraudes et les incidents de sécurité sur notre site ;
• assurer notre défense dans le cadre de procédures judiciaires ;
• améliorer l'efficacité de nos services par l'analyse statistique.

Votre consentement Pour certains traitements (par exemple la prospection commerciale par voie électronique auprès de prospects non clients, ou le dépôt de cookies non essentiels), nous recueillons votre consentement préalable et sans ambiguïté. Vous pouvez le retirer à tout moment (voir section 10).

6. À qui fournissons-nous vos données personnelles ?

Vos données peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

Les autorités compétentes Nous pouvons communiquer vos données aux autorités (administration fiscale et douanière, autorités judiciaires ou de police, autres organes habilités) lorsque la loi l'exige, sur le fondement d'une obligation légale ou d'une décision de justice, notamment pour prévenir ou poursuivre des infractions, ou pour protéger les droits et libertés d'autrui.

Nos prestataires (sous-traitants) Nous faisons appel à des prestataires pour réaliser nos activités (hébergement du site, logistique et transport, prestataires de paiement, outils de gestion de la relation client et d'envoi d'e-mails, gestion du consentement aux cookies). Ces prestataires agissent uniquement sur nos instructions et sont contractuellement tenus de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données et de ne pas les utiliser à leurs propres fins, conformément à l'article 28 du RGPD.

7. Vos données personnelles sont-elles transférées en dehors de l'Union européenne ?

Oui. Certaines de vos données personnelles font l'objet de transferts en dehors de l'Union européenne, notamment dans le cadre de l'hébergement de notre site et du recours à des prestataires techniques.

Notre site est hébergé par Shopify Inc. (Canada), pays reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat des données personnelles (décision d'adéquation). Certains de nos prestataires (notamment d'hébergement, de paiement, d'analyse d'audience ou d'envoi d'e-mails) peuvent également traiter des données dans des pays tiers, dont les États-Unis.

Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues par le RGPD, à savoir :

• une décision d'adéquation de la Commission européenne ; ou
• des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ; ou
• tout autre mécanisme de transfert reconnu, tel que la certification d'un prestataire au titre du Data Privacy Framework UE, États-Unis.

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties ou des informations sur les transferts réalisés en nous contactant aux coordonnées figurant en section 13.

8. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données sont conservées pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, puis supprimées ou anonymisées. À titre indicatif :

• Données de compte client : pendant la durée de la relation commerciale, puis archivées ou supprimées en l'absence d'activité (généralement 3 ans à compter du dernier contact pour les données de prospection) ;
• Données de commande et documents comptables : 10 ans, conformément aux obligations légales de conservation comptable ;
• Données de prospection (prospects) : 3 ans à compter du dernier contact de votre part ;
• Cookies et traceurs : 13 mois maximum pour les cookies, 25 mois pour les données statistiques associées ;
• Pièces relatives à un litige : jusqu'au terme des délais de prescription applicables.

9. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants : droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition (notamment à la prospection et au profilage) et de portabilité de vos données. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, contactez-nous via les coordonnées figurant en section 13. Nous nous engageons à répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande (délai pouvant être prolongé de deux mois en cas de demande complexe, ce dont vous seriez informé).

Aux fins de vérification de votre identité, nous nous réservons le droit de vous demander des informations supplémentaires.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07. Site : www.cnil.fr.

10. Pouvez-vous retirer votre consentement ?

Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité des traitements effectués avant ce retrait. Pour ce faire, contactez-nous via les coordonnées figurant en section 13, ou utilisez le module de gestion du consentement aux cookies (Axeptio) accessible depuis le site.

11. Êtes-vous obligé de nous fournir vos données personnelles ?

Dans certains cas, la communication de vos données nous est nécessaire, par exemple pour la conclusion d'un contrat ou la fourniture d'un produit ou service. Les champs marqués d'un « * » sont obligatoires ; les autres sont facultatifs. Si vous ne nous communiquez pas les informations obligatoires, nous ne serons pas en mesure de traiter votre demande.

12. Utilisons-nous des techniques de profilage ou des décisions automatisées ?

Afin de vous adresser des communications personnelles et pertinentes, nous pouvons analyser certaines de vos données pour déterminer les groupes cibles, segments, contenus, offres et canaux les plus adaptés.

Ces traitements ne produisent pas d'effet juridique vous concernant ni ne vous affectent de manière significative. Si vous ne souhaitez pas faire l'objet d'un profilage, vous pouvez vous y opposer en nous contactant via les coordonnées figurant en section 13.

13. Comment pouvez-vous nous contacter ?

Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

• par e-mail : eshop@officepartner.fr ;
• par courrier : OfficePartner France, Service E-Shop, 2 avenue Konrad Adenauer, 68390 Sausheim.

14. Date de dernière mise à jour

La présente Charte de confidentialité est applicable à compter du 20/06/2026.