L’imprimante est un équipement indispensable dans l’activité d’une entreprise et ce quelle que soit sa taille. Mais pour les startups ou encore les TPE, acheter ce type de matériel représente bien souvent un investissement conséquent surtout si elles souhaitent gérer un environnement d’impression de manière professionnelle et économique.

Au-delà de l’aspect financier, il n’est pas toujours facile de choisir le bon équipement qui sera adapté à son utilisation et à ses besoins. Pourtant, c’est un point essentiel car un mauvais choix ou une mauvaise gestion de vos impressions peut vite entraîner des coûts supplémentaires dont on se passerait volontiers (maintenance, consommables, etc.)

Ainsi, la question revient souvent : faut-il acheter ou louer son matériel d’impression ?

Et bien soyons francs, il n’y a pas de bonne réponse. Ce qu’il faut avant tout c’est se poser les bonnes questions pour trouver le matériel adéquat : comment fonctionne mon entreprise ? Quels sont nos besoins en termes d’impression ? Quelle est ma capacité financière ? Etc.

Il existe cependant des éléments de réponses qui peuvent permettre de se tourner vers la bonne solution, celle qui répondra au mieux à votre modèle d’entreprise. En voici quelques-uns.

Louer mon imprimante : une bonne idée ?

 La location : avantages

L'un des premiers avantages que l'on peut souligner pour la location d'équipements est sans doute la maîtrise du budget. La plupart du temps, la location de machine(s) inclut des services tels que la maintenance ou la gestion des consommables. Cela permet d'éviter les coûts surprises et en plus, vous pourrez vous concentrer davantage sur votre activité principale sans vous soucier de toute cette gestion.

Autre avantage important, la location permet de changer plus facilement et plus fréquemment ses équipements. Il est donc plus facile d'adapter la performance des appareils à l'évolution de vos besoins.

La location offre également la possibilité de bénéficier de modèles que vous n'auriez pas forcément achetés au regard du coût que cela représente et permet ainsi de profiter des innovations technologiques.

Bien souvent, lorsque vous décidez de louer votre équipement vous bénéficiez d'un "package" avec une partie service comprenant la maintenance et les réparations. Ainsi, plus besoin de vous soucier de vos équipements ni de craindre les temps d'arrêt. Chez OfficePartner, nous vous confions à une équipe d'experts qui vous accompagne dans la location du matériel.

 Inconvénients à la location

En décidant de louer, il faut toutefois avoir conscience que vous n’êtes pas propriétaire de l’appareil. À vous ensuite de déterminer si cela représente un inconvénient ou non.

Si la maîtrise du budget fait partie des avantages de la location, il faut tout de même avoir à l’esprit que le budget global reste supérieur à celui d’un achat.

Aussi, il convient de faire attention aux modalités et termes du contrat qui vous lie avec le bailleur. Les conditions peuvent varier considérablement d’une entreprise à une autre. Il faut notamment faire attention aux restrictions, aux délais de résiliation ainsi qu’aux possibilités de prolongation.

Comme les équipements professionnels sont bien souvent accompagnés d’un contrat de maintenance, il convient également de le lire avec attention.

Voici notamment quelques éléments qui nécessitent une attention particulière : 

• Les coûts de maintenance sont-ils transparents, compréhensibles et basés sur le principe de consommation ?
• Des volumes d'impression maximaux sont-ils fixés ?
• Certains volumes d'impression et de copie sont-ils déjà inclus ?
• Quels sont les coûts par page ou les pages supplémentaires ?
• D'autres coûts sont-ils cachés ?

Et si j'achetais plutôt ?

 Les avantages de l'achat

Si le fait d'acheter ses équipements peut vite représenter un investissement conséquent pour son entreprise, cela comporte tout de même des avantages non-négligeables.

En optant pour l'achat, vous jouissez d'un équipement qui vous appartient. De plus, celui-ci est généralement couvert par une garantie (qui bien souvent peut être étendue) qui peut s'avérer très utile en cas de pépins.

L'achat permet également de garder une certaine indépendance, contrairement à la location qui vous lie à un tiers, notamment d'un point de vue financier. Aussi, vous n'êtes pas tenus par un contrat et par les conditions qu'il engendre.

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 Inconvénients à l'achat

Comme pour le choix de la location, il existe des désavantages qu'il faut prendre en considération. Chacun est libre ensuite de réfléchir à ce qui semble être positif ou négatif pour son entreprise.

En se tournant vers l’achat, il est notamment recommandé de se prémunir contre les éventuels frais imprévus qui peuvent tomber. Bien souvent, les entreprises n'anticipent pas la partie maintenance de la machine qui pourtant peut représenter un poste de dépense important et surtout imprévu.

Alors quelle que soit la méthode que vous choisissez pour votre entreprise, le tout est de prendre le temps de réfléchir pour évaluer ce qui vous correspondrait le mieux.

N'hésitez pas à faire appel à nos services, nos équipes sont à votre écoute pour vous renseigner.

À bientôt sur OfficePartner.fr ! ●