Comment bien choisir sa caisse ?

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La caisse enregistreuse est un outil indispensable dans le quotidien d'un commerçant, quel que soit son secteur d'activité. C'est pourquoi elle doit être fonctionnelle, rapide et simple d'utilisation. Mais comment choisir sa caisse enregistreuse ? Chaque métier possède ses propres particularités, il est important que le logiciel soit adapté à vos besoins et à votre activité. Les conseillers d'OfficePartner ont conçu ce guide afin de vous aiguiller dans le choix de vos systèmes d'encaissement.

De quoi se composent les systèmes d'encaissement ?

Dans les systèmes de paiements électroniques, il est important de distinguer le "hardware" du "software", c'est-à-dire le matériel d'un côté et le logiciel de l'autre. Il faut également s'assurer de la compatibilité entre la caisse et le logiciel choisis.

La caisse enregistreuse Le logiciel associé Le tiroir-caisse L'imprimante POS

Autour de la caisse enregistreuse

Le matériel des systèmes d'encaissement ne se limite pas aux caisses enregistreuses. Par exemple, les paiements par cartes bancaires sont aujourd'hui utilisés par la majorité des consommateurs et les Terminaux de Paiements Électroniques - ou TPE - sont devenus des outils indispensables, qu'ils soient fixes ou mobiles. Pour le tout commerce, les scanners de code-barres font également partis du quotidien des commerçants. Les automates de paiement ou monnayeurs qui permettent des paiements en liquide sans contact sont eux aussi de plus en plus nombreux. Enfin, on retrouve toute sorte d'accessoires et de périphériques tels que les clés Dallas et lecteurs associés, des afficheurs, des bipeurs serveurs et clients ou encore des compteurs de billets et des détecteurs de faux billets.


Terminal de Paiement Électronique Douchette - Scanner de code-barres Monnayeur - Automate d'encaissement Accessoires Divers

La règlementation & les obligations légales

Depuis le 1er janvier 2018, en application de l'article 88 de la loi n°2015-1785, les caisses enregistreuses sont soumises à une législation visant à lutter contre la fraude fiscale, spécifiquement contre la fraude à la TVA. Ainsi, quel que soit le secteur d'activité, tout commerçant utilisant un système d'encaissement doit avoir une caisse conforme en cas de contrôle de l'administration fiscale. Deux organismes indépendants accrédités par l'État délivrent des certifications :

 
La certification AFNOR NF525 basée sur la norme ISO 9001
En savoir plus sur la NF 525
Le Laboratoire National de métrologie et d'Essais - LNE est accrédité par le COFRAC pour délivrer la certification


Ces certifications démontrent que les systèmes d'encaissement répondent aux quatre conditions de l'article 286 du Code Général des Impôts : l’inaltérabilité des comptes, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données de transaction. Lors de l'utilisation d'un logiciel ne respectant pas les exigences réglementaires, le commerçant risque en cas de contrôle de l'administration fiscale les sanctions prévues par l’article L 80-O du livre des procédures fiscales suivantes :

  • Une amende de 7 500 € par système d’encaissement et 30 jours pour se mettre en conformité. Puis à nouveau 7 500 € d’amende et à nouveau 30 jours, etc. Pouvant aller jusqu’au rejet de la comptabilité.
  • Le législateur rappelle qu’une fausse attestation est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.
  • Vous devrez également payer tous les droits correspondants aux recettes non conformes plus une pénalité de 80 % pour manœuvre frauduleuse.

De plus, faire le choix d’un logiciel certifié, c’est l’assurance d’avoir un logiciel qui va évoluer en fonction des différents textes réglementaires et qui sera contrôlé régulièrement. Nous sommes soumis à un audit annuel de nos logiciels certifiés, ce qui représente pour vous un gage de sécurité et de tranquillité. Les certifications NF525 et LNE vérifient la qualité de nos logiciels et de nos services, améliorant ainsi significativement votre satisfaction : moins de bugs, une documentation à jour, des évolutions maîtrisées, un service hotline accessible et réactif... (issue des normes ISO 9001 et ISO 25051). Elles apportent une sécurité dans le temps en prévoyant en cas de cessation ou d’interruption d’activité, la possibilité pour vous de tracer, de sécuriser et de récupérer vos données en toute simplicité.


Opter pour une caisse moderne : des TPV aux fonctionnalités avancées

Outre la conformité avec la règlementation en vigueur, les caisses enregistreuses ont véritablement évoluées en termes de fonctionnalités et on distingue aujourd'hui plusieurs types de caisses. Les plus anciennes sont les caisses numériques : elles permettent de faire des sommes basiques pour calculer les additions. Les caisses alphanumériques ont elles des fonctionnalités un peu plus avancées : elles permettent par exemple de créer des listes de produits, de définir plusieurs taux de taxes ou encore d'appliquer des remises. Enfin, les caisses enregistreuses les plus avancées sont des terminaux de point de vente - ou TPV, qui fonctionnent avec un logiciel. Les fonctionnalités de ses caisses sont donc riches et variées et dépendent du logiciel de caisse sélectionné.

Ces TPV se déclinent à leur tour en plusieurs modèles. On distingue les solutions modulaires auxquelles il faut connecter des périphériques des solutions "tout-en-un" ou intégrées qui intègrent généralement un lecteur de carte et/ou une imprimante. Cependant, le premier critère de choix d'un TPV se fait non pas sur sa forme mais sur ses fonctionnalités et donc, sur le logiciel de caisse.


Le secteur d'activité : premier critère de choix

Vous l'aurez compris : le choix d'un terminal de point de vente se fait avant tout en fonction des fonctionnalités recherchées. Ces fonctionnalités dépendent bien entendu du secteur d'activité : premier critère de choix pour une caisse enregistreuse !
Nous l'avons vu précédemment, les caisses enregistreuses ne se limitent plus à un simple encaissement et sont aujourd'hui de véritables outils de gestion. Elles permettent de gérer :

  • Différents modes de paiements comme les paiements par carte bancaire internationale ou par téléphone mais également les paiements en espèces de manière automatique et sécurisée grâce aux monnayeurs
  • Des programmes de fidélité, que ça soit par des cartes ou bon cadeau physiques ou par compte client informatique
  • Des stocks avec une gestion de l'approvisionnement et un suivi en temps réel des stocks disponibles
  • Des commandes en ligne, aussi bien en livraison qu'à emporter avec notamment le développement du Click & Collect

D'autres fonctionnalités moins générales sont spécifiques à une activité commerciale. On différencie par exemple d'un côté les caisses aux listes de produits définies comme on peut trouver dans une pizzeria et d'un autre côté les caisses fonctionnant avec un lecteur de code-barres dans un commerce de détail. Chez OfficePartner, nous avons divisé les fonctionnalités des caisses enregistreuses en deux domaines d'activités : le CHR d'un côté et le Commerce de Détail de l'autre. Le but ? Vous proposer une solution d'encaissement et de gestion qui réponde spécifiquement à vos besoins afin de réduire l'attente aux caisses, d'augmenter votre productivité et d'assurer une meilleure relation client pour lui apporter satisfaction et augmenter votre taux de fidélisation.



Pour répondre aux besoins spécifiques de la Restauration et plus généralement du CHR, OfficePartner vous propose une solution de gestion et d'encaissement avec Cash Systemes Industrie, certifié NF525. En effet, depuis plus de 30 ans, CSI est leader dans les solutions d'encaissement CHR. Devenu la référence du secteur, il vous propose tout d'abord des fonctionnalités de bases : gestion des articles par groupes, familles et sous-familles, gestion de différents modes de paiement et rendu monnaie, gestion des avoirs et des annulations, gestion des remises ou des majorations, gestion des produits offerts aux clients, au personnel ou des produits cassés...

Mais CSI vous apporte également des fonctionnalités plus poussées telles que la gestion des utilisateurs (multi-vendeurs, authentifications et autorisations), la gestion de la vente directe (paniers en attente, duplicata & factures, sous-totaux...), la gestion de vente en table (gestion de la salle par table, séparation de notes, réservations...), la gestion comptes / débiteurs (transferts de tickets et tables vers les comptes, historiques des comptes, gestion des factures transferts débiteurs...), la gestion des résultats (exports des données en format CSV+SQL, temps de travail des employés, dashboard paramétrable, comptes clients, envoi de mail...) ou encore la gestion de stock.

A toutes ces fonctionnalités, s'ajoutent ce que permettent les périphériques. Par exemple, une gestion de la production cuisine peut être effectuée via un écran supplémentaire ou encore une imprimante des préparations cuisine. D'autres périphériques tels que des télécommandes ou des bipeurs clients et serveurs peuvent également être ajoutés.


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Pour répondre aux besoins spécifiques du commerce de détail, OfficePartner vous propose une solution de gestion et d'encaissement avec Kwisatz, certifié LNE. En effet, depuis 1992, Kwisatz a développé un logiciel répondant pleinement aux exigences du commerce de détail, quelle que soit la structure : Mono-site ou multi-sites, monoposte ou multipostes, simple boutique ou réseau de franchises... En effet, la solution Kwisatz facilitera grandement le travail des gérants de plusieurs magasins puisqu'elle permet d'intégrer une base de données commune à chaque point de vente.

 

Ainsi, elle vous apporte des fonctionnalités telles que la maintenance du fichier produits, la possibilité de rentrer des tarifs multiples pour les achats et pour les ventes, des tarifs spécifiques par client, la saisie des inventaires par magasin, d'effectuer des transferts de stock, de faire remonter des informations d'encaissement et des résultats en temps réel ou encore de gérer des comptes clients de manière centralisée. Avec Kwisatz, OfficePartner vous propose un logiciel fiable, robuste et rapide actualisé en permanence afin de toujours vous faire profiter des dernières innovations technologiques. Ce logiciel de caisse et de gestion est une solution mixte qui vous permet d'allier la vente physique et la vente en ligne depuis votre site de e-commerce Prestashop et Magento.

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Les autres critères de choix

Une fois le logiciel choisi en fonction de votre secteur d'activité, vient le choix du matériel. Là encore, des critères vont vous guider dans votre choix. La clé pour choisir le matériel le plus adapté à vos besoins est de trouver le juste milieu entre votre budget et le confort souhaité.

En effet, votre système de gestion et d'encaissement va être un outil incontournable dans votre quotidien professionnel. C'est pourquoi vous ne pouvez faire l'impasse sur le critère du confort des utilisateurs ! Afin de vous accompagner dans ce choix, nous avons identifié quatre clés pour cibler au mieux vos besoins.

1 - La taille de l'écran : Un critère qui paraît évident tant il est important. En effet, si votre caisse vous sert d'outil de gestion, il est préférable de travailler sur un grand écran qui vous permet de bien lire vos résultats ou encore de suivre vos stocks facilement.

2 - Différencier les caisses principales des caisses secondaires : quel va être l'usage de votre caisse ? Il est important de définir si vous recherchez une caisse principale, une caisse secondaire voire les deux si vous souhaitez acquérir ou renouvelez un système de gestion et d'encaissement complet. Deux aspects rentrent en compte : la structure de votre commerce et le nombre d'utilisateurs de la caisse. Si plusieurs utilisateurs sont amenés à utiliser la caisse, il est souvent préférable de multiplier le nombre de caisses, notamment pour limiter les déplacements et l'attente et permet donc une meilleure productivité. Dans ce cas, bien que cela dépende de chaque situation, il peut être judicieux de définir une caisse principale et des caisses secondaires qui pourront alors être plus petites.

Cette configuration " caisse primaire / caisses secondaires" nous amène à un nouveau point : les caisses secondaires doivent-elles être fixes ou mobiles ? En effet, selon votre activité et la structure de votre commerce, un système d'encaissement mobile peut être une solution judicieuse. Par exemple, dans le cadre d'un restaurant avec terrasse, un format tablette mobile peut servir à encaisser les clients de l'extérieur sans avoir à multiplier les déplacements. De plus, des télécommandes peuvent aussi venir remplacer ou compléter une caisse enregistreuse secondaire à proprement parler.



3 - Choisir un processeur adapté à votre utilisation : Selon les fonctionnalités recherchées pour l'utilisation de votre caisse enregistreuse, le processeur doit être plus ou moins performant pour éviter un temps d'attente important entre le lancement d'une action et son exécution.



4 - L'esthétisme et le design : Un dernier critère purement visuel, l'aspect esthétique et le design de la caisse peuvent être les éléments clés pour trancher entre deux caisses qui satisfassent tous vos besoins sur les autres critères.


La meilleure de vos décisions : choisir OfficePartner !

Un accompagnement vers une solution adaptée avant achat...

Quel que soit votre secteur d'activité, que vous débutiez un nouveau projet ou qu'il s'agisse d'un renouvellement de matériel, OfficePartner est là pour vous accompagner dans votre choix afin de répondre à vos attentes d'expertise, de fiabilité et de sécurité. Notre objectif est de trouver une solution personnalisée, qui réponde pleinement à vos besoins spécifiques. A travers ce guide, nous avons souhaité vous éclaircir sur les différents systèmes d'encaissements et de gestion afin de vous aider à cibler vos besoins. Mais notre accompagnement ne se limite pas à la lecture de ce guide : le service commercial se tient à votre disposition pour discuter de votre projet et vous proposer un devis gratuit qui réponde à vos besoins.
Pour cela, nous vous invitons à cliquer ici pour nous laisser vos coordonnées ainsi qu'un message précisant votre secteur d'activité et si possible, une première idée de vos besoins.

...et un service technique pour vous accompagner tout au long de votre utilisation

1- Bénéficiez d'un service dédié à l'assistance technique
Tous nos clients sous contrat ont le privilège de disposer d'un accès à la maintenance à distance et sur site. Votre appel sera pris en compte et analysé par nos techniciens hotline, afin de déterminer s'il est du ressort de nos équipes itinérantes, ou traitées par le biais de nos outils d'assistances et de helpdesk.
Dans ce même esprit, OfficePartner a choisi pour vous, le meilleur logiciel de télé-assistance, Team Viewer, afin que nos techniciens puissent prendre la main sur votre équipement à votre demande et ainsi intervenir en cas de besoin.

2- Assurez-vous une sécurisation et une restitution de vos données
Calcul et contrôle des signatures électroniques des opérations d'encaissement, accès limité selon autorisations paramétrées, contrôle ouverture tiroir, gestion des Totaux, gestion des Archives Fiscales, gestion des clôtures (journalières, mensuelles et annuelles ou exercice), ... Avec des logiciels certifiés NF525 ou LNE, OfficePartner vous assure une sécurisation optimale de vos données.


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